Освобождение от рутины: почему я создала «Деловой»

Татьяна Соколова, основатель «Делового», написала статью о том, как жизнь и трудности малого бизнеса подсказали модель «бизнес-колыбели», которая легла в основу «Делового». Это история о девяностых и о нелёгкой судьбе частного предпринимателя. История о трудностях и о главном враге бизнесмена. И этот враг… безобидные цветные скрепки.

Другое измерение

Рутина утягивает. Если руководитель вынужден решать, какого цвета скрепки приобрести и где запланировать встречу с клиентами — он живёт в другом измерении. О росте бизнеса можно не думать. На это нет ни времени, ни сил, ни мотивации.

Я это знаю, потому что сама вела малый бизнес. И «Деловой» я создавала после пятнадцати лет работы с небольшими и средними компаниями — создавала, чтобы облегчить предпринимателям жизнь.

Большие боли малого бизнеса

Всё началось в середине девяностых: я получила в Петербурге высшее финансово-экономическое образование и переехала в Москву. Здесь я стала тесно работать с малым предпринимательством: поначалу вела бухгалтерский учёт в двух микрокомпаниях. За год число клиентов, которые доверяли мне документы, договора, финансы, банк, кассу и всю бухгалтерию, выросло в несколько раз. Попутно я решала и сопредельные вопросы — юридические, уставные, лицензионные… И совсем скоро поняла, что не справлюсь одна, и подобрала несколько помощников.

Так я открыла свою первую небольшую компанию. И тогда остро встал вопрос офиса.

Я много общалась с клиентами, проводила много встреч, вместе разбиралась с их документами. На разъезды уходило массу времени, и я решила организовать всё так, чтобы клиенты приезжали ко мне сами. И тут вскрылось много нюансов.

Расположение. Транспортное удобство. Качество офиса. Переговорная. Обслуживание. Организационные вопросы. И ещё десяток мелочей.

Для меня как для малого предпринимателя было важно, чтобы офис находился в пределах Третьего транспортного кольца, а лучше — Садового. Офис в спальном районе на какой-то Чертановской или Алексеевской был бы неудобен клиентам и играл бы против нашего имиджа. Обязательно — шаговая доступность от метро. Кроме того, нужен был отдельный кабинет для переговоров: чтобы при разговоре сотрудники не мешали нам, а мы — им. И следовало учесть ещё десятки мелочей: от обслуживания офиса до бесперебойной работы компьютеров, телефона и оргтехники.

И таких комплексных предложений в Москве не было. Совсем.

Не было и небольших офисных помещений в удобном месте. Всё, что было — это или непрезентабельные офисы в жутких советских зданиях с неудобной планировкой вдали от метро, или единичные, но неподъёмные для частного предпринимателя предложения в солидных центрах.

Поэтому приходилось перебиваться теми предложениями, что были на рынке. И нести дополнительные расходы.

Постоянная аренда переговорной — деньги. Хотя нужна она была всего час-два в день. Сотрудников без конца отвлекали входящие звонки. У нас всегда не вовремя заканчивались канцтовары. Часто приходилось переезжать, но при каждом переезде уходили дни на подключение интернета и на перенос телефонных номеров.

Мы теряли время, а работа простаивала.

Опасные мелочи

Большие компании это решают просто: нанимают специальных людей, которые берут на себя всю рутину. Маленькая же фирма всё делает сама.

Кажется, это мелочи. Я тоже так считала. Пока однажды не начала с сотрудниками делать фотографии рабочего дня.

Это прекрасный метод, и о нём я ещё напишу отдельно. Мы фиксировали в течение месяца всё, чем занимались. Измеряли, сколько времени уходит на рабочие задачи, а сколько — на сторонние процессы. Выяснилось интересное.

Оказалось, что рутина занимала от 15 до 40% рабочего времени.

А теперь посчитаем. В компании на тот момент было пять сотрудников. Рабочий день — 8 часов. На пятерых выходит 40 часов. И рутинные задачи каждый день отнимали от 6 до 16 часов. В пересчёте на год — от двух до пяти месяцев чистого рабочего времени. Не слишком ли много для скрепок?

Конечно, слишком.

Потом мы подросли и стали частью крупного строительного холдинга, а позднее — вошли в таможенную сферу и несколько лет работали в том числе в таможенном профиле.

Но всё меняется. В 2009 году — в разгар кризиса — мы поняли, что пора меняться и нам.

«Бизнес-колыбель»: деловое сообщество для малого бизнеса

Мы решили диверсифицировать бизнес и инвестировать в недвижимость. Пока обсуждали, в какую, ярко вспомнился опыт девяностых — и мы поняли: нужно идти в недвижимость для малых предпринимателей и микробизнесов.

И здесь потребовалась принципиально новая бизнес-модель. Так мы пришли к модели «бизнес-колыбели». Выглядит она так:

Мы создали комплексные деловые решения для малого бизнеса — от готовых офисов до переговорных — на базе инфраструктуры престижных бизнес-центров.

Мы решили, что возьмём на себя всю рутину — потому что предприниматель должен заниматься своим делом. Никакие скрепки и никакие юридические вопросы не должны отвлекать его от основной деятельности.

Искать отдельного сотрудника для решения организационных вопросов не всегда эффективно. Когда загрузки много и объёмы большие — секретарь или офис-менеджер нужны. Если достаточного объёма нет — это дополнительные издержки. И финансовые, и эмоциональные: вы освобождаете себя от рутины, но вместо этого думаете, чем занять сотрудника.

Когда объёмы умеренные, оптимальный выход — делить персонал с такими же небольшими компаниями. Это в модели «Делового» и происходит.

У нас есть секретари, курьеры, юристы и сисадмины — они и решают все рутинные вопросы. Обрабатывают звонки и корреспонденцию, возят документы на другой конец Москвы, берут на себя юридические вопросы — от изготовления печатей до реорганизации предприятий.

Словом, мы делаем всё, чтобы скрепки вас больше не беспокоили. Никогда.

Вместо послесловия

Бизнес-колыбель — отдельная интересная тема, и о ней я ещё напишу. С цифрами, графиками и подробностями, которые будут интересны предпринимателям. Чтобы не пропустить — подписывайтесь на нашу рассылку. Потому что будет ещё много интересного: и полезные интервью с клиентами «Делового», и любопытные материалы об офисах. Не пропустите.

И вступайте в сообщество в Фейсбуке — там мы пишем чаще. Делаем материалы о бизнесе и для бизнеса. Пишем о полезных приёмах, даём практические советы.  Рассказываем, как правильно организовать рабочее место и как улучшить работу команды. Вступайте.

И до встречи в следующей статье!

 

 

 

 

Татьяна Соколова, основатель «Делового»