0
Планирование дел — одна из самых больных точек занятого человека.
Есть сотни книг о том, как лучше организовать свое время. Мы не будем их вам пересказывать. Практика всегда интересней теории. Поэтому мы обратились за советами к деловым людям, которые решили для себя проблему тайм-менеджмента.
Рассортируйте дела по приоритетам
| Инна Власова,
PR-директор консалтинг-центра «ШАГ»
Лист «дела на сегодня» — это необходимый минимум. Задачи нужно записывать в формате простой таблички с четырьмя ячейками: важно и срочно, срочно и неважно, важно и не срочно, неважно и не срочно. |
Инна описала матрицу Эйзенхауэра. Методика действительно простая — составляем полный список задач и дел. Потом отвечаем по каждому пункту всего на 2 вопроса:
— Это важно?
— Это срочно?
Варианты ответа — только да и нет. Потом образовавшиеся группы задач распределяем по 4 ячейкам.
| Срочные | Не срочные | |
| Важные | Выполните эти задачи сами прямо сейчас | Выберете время, когда вы это сделаете (день, неделя) |
| Неважные | Эти задачи делегируйте с пометкой «срочно» | Делегируйте эти задачи и назначьте сроки их выполнения |
Избавьтесь от задач-времяпоглотителей
Ничего не успеваете? Попробуйте на один день включить режим «фотографии рабочего дня» — зафиксируйте хронометраж по всем вашим задачам. В этом вам помогут удобные сервисы для точного учёта времени — например, тайм-трекер Toggl.
А затем проанализируйте свой день: какие задачи было не обязательно выполнять сегодня? Какие сторонние задачи вы выполняли в течение дня? Что можно было делегировать? На выполнение каких задач у вас ушло больше времени, чем требуется?
Отвечая на эти вопросы, вы обнаружите задачи-времяпоглотители, которые отвлекают вас от выполнения приоритетных задач. Сделав соответствующие выводы, вы можете оптимизировать ваше рабочее расписание.
| Татьяна Соколова,
Генеральный директор сети офисных центров «Деловой» Фотографии рабочего дня — это наш способ «генеральной уборки» внутри компании. Как это происходит. В течение дня наша команда записывает абсолютно все задачи и время, потраченное на них — с точностью до минуты. В результате, многие сотрудники узнают для себя очень много интересного. Во-первых, выясняется, что в течение дня нас отвлекают десятки сторонних задач, так как, например, заправка картриджа в принтере. Казалось бы — мелочи, но именно на них иногда приходится до 40% рабочего дня. Очень часто «не успеваю» означает, что сторонние задачи начинают пожирать слишком много времени. Важно, чтобы все задачи разделялись по приоритетам — сторонние задачи никогда не должны выполняться в ущерб основным. Во-вторых, мы видим, что на выполнение отдельных задач приходится больше времени, чем нужно. Очень часто причины этого кроются в банальной технической неподкованности — неумении сотрудников справляться с сервисами и программами, от почты до Экселя. Либо — в незнании алгоритмов и скриптов работы. В решении этой проблемы поможет обучение сотрудников. Режим фотографирования рабочего дня мы включаем раз в три месяца — на день-два. Так сотрудники учатся эффективно распределять время. И ценить его. |
Наведите порядок в планировщиках задач
Неважно, чем вы пользуетесь — «Мегапланом», «Битриксом» или Asana: любой сервис для совместной работы превращается в пожирающий ваше время хаос, если ваша команда не соблюдает единые правила пользования этим инструментом.
Как только вы наведете порядок в вашем планировщике задач — вы перестанете терять ценное время на поиск нужной информации по проектам.
| Александр Альхов,
Основатель проекта Courseburg Россия Очень важно приучить всю команду вести абсолютно все дела в системе управления проектами и заполнять всё едином формате. Это требует небольшой самодисциплины, но работать становится в разы проще и быстрее. Мои советы:
|
Ведите личные и рабочие дела в одном списке
Часто бывает так: на работе вы гуру, а дом покрылся пылью, домашнее задание с детьми делает бабушка, а поход к стоматологу переносился уже 3 раза.
Все это потому, что рабочие дела спланированы тщательно, а для личных и домашних задач инструмента нет. Поэтому они накапливаются и в итоге превращаются в огромную гору — и непонятно, с которой стороны к ней подступиться.
Интересный выход — планировать личные и рабочие дела в единой системе.
| Елена Козырева,
Управляющий партнер компании Lutros В какой-то момент я поняла, что для удобства планирования времени мне требуется, чтобы уведомления по бизнесу и по личным целям агрегировались в единой системе. Выход я нашла с помощью CRM-системы, которую используем внутри нашей компании. Благодаря правам доступа к календарям и задачам личные цели и напоминалки никто не видит, кроме меня. А синхронизация календарей со смартфоном позволяет мне получать уведомления на мобильные носители вне зависимости от локации. Ранее я старалась разграничить эти два направления, что приводило к «заваливанию» личного. То есть я исправно получала напоминания о запланированных звонках VIP-клиентам, но могла пропустить визит к врачу. Теперь я вижу всю картину по распорядку целиком, поэтому могу эффективнее среагировать на изменения и внести коррективы. |
Не забывайте про свое здоровье
Таски, таски, таски — вам хочется успевать сделать всё и даже больше, поэтому вы жертвуете своим личным временем на выполнение задач по работе. Помните, что постоянно трудиться в таком режиме нельзя — ресурс вашего организма не безграничен. Организму необходима подзарядка, которую вы можете ему дать через отдых и физическую активность — только так ваш мозг будет работать эффективнее. Если вы не хотите однажды просто-напросто «сломаться» — не забывайте о здоровье.
| Станислав Романов,
Руководитель отдела продвижения Startpack.ru «Работа, учёба и прочие дела — в какой-то момент я понял, что мой календарь с задачами перестал мне помогать. Моя эффективность стремительно падала, на выполнение каждой задачи мне требовалась гораздо больше времени, чем раньше. Друзья подсказали причину падения работоспособности: пока я посвящал своё время целиком и полностью делам, моё здоровье успело пошатнуться. Купил абонемент в бассейн, увеличил физические нагрузки, после работы стал меньше сидеть перед компьютером — и результат не заставил себя долго ждать. Теперь мне стало комфортнее работать, я меньше устаю и не накапливаю огромный список невыполненных задач. Мой вывод: очень важно сохранять баланс между работой и физической активностью. Обязательно компенсируйте сидение перед монитором регулярными спортивными тренировками — считайте, что это одна из ваших задач по работе». |
Делегируйте рутинные задачи
Если вы занимаете руководящую должность — бойтесь рутины, она безжалостно относится к вашему времени. Ваши знания и навыки нужны для решения действительно важных дел — не отвлекайтесь на мелкие задачи. Делегируйте задачи, где не нужны ваши компетенции, другим сотрудникам — секретарям, юристам, IT-специалистам и т. д.
| Татьяна Соколова,
Генеральный директор сети офисных центров «Деловой» Рутина затягивает. Если руководитель вынужден думать о том, сколько канцтоваров нужно приобрести, где заказать печати и как решить юридические вопросы — он живёт в другом измерении. О росте бизнеса можно не думать. Большие компании это решают просто: нанимают людей, которые берут на себя всю рутину. Маленькая же фирма всё делает сама, потому что не всегда может ввести дополнительную штатную единицу — секретаря, юриста, сисадмина. Как правило потому, что для них просто просто нет нужного объема работы в компании. Они нужны только время от времени. Кажется, это мелочи. Я тоже так думала. А потом подсчитала, сколько времени отнимает рутина. В моей компании на тот момент было пять сотрудников. Рабочий день — 8 часов. На пятерых выходит 40 часов. Каждый день рутинные задачи отнимали от 6 до 16 часов. В пересчёте на год — от двух до пяти месяцев чистого рабочего времени. Так у меня родилась идея «Делового». В ее основе лежит модель «бизнес-колыбели». Выглядит она так: предприниматель занимается только своей основной деятельностью — а бизнес-колыбель берет на себя решение всех сторонних вопросов. Чтобы облегчить жизнь малому бизнесу, мы взяли на себя всю рутину — от подключения интернета в офис до предоставления услуг специалистов. У нас есть секретари, курьеры, юристы и сисадмины — компании, арендующие офис в «Деловом», могут пользоваться их услугами по мере появления необходимости. 1 час в день, 2 раза в неделю, 1 неделя в месяц — не важно. Предприниматели платят только за выполненный объем работ, не нанимая отдельную штатную единицу с окладом. |
0
Хорошие советы! Сама использую некоторые вышеупомянутые принципы организации своего рабочего времени, поскольку работаю сейчас удаленно. А для распределения и планирования задач использую разные бесплатные программки такие как Trello, Checkiant + еще таск трекер.