Виртуальный офис: каким компаниям он нужен

Share on Facebook0Share on VKTweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Email this to someonePrint this page

Виртуальный офис — достаточно таинственная услуга на российском рынке. Многие о ней слышали, но почти никто не знает, что она из себя представляет. И чем может быть полезна для вашей компании. Сегодня мы расставим все точки над i. Кому нужен виртуальный офис, что даёт и какие проблемы решит.

Что входит в услугу виртуальный офис?

Виртуальный офис — услуга для тех компаний, которым не нужны квадратные метры, но нужна офисная «прописка» для успешного ведения бизнеса.

Виртуальный офис в полном объеме это:

  • Юридический адрес — для регистрации в государственных органах и заключения договоров;
  • Почтовый адрес — для получения деловой корреспонденции по почте или курьером;
  • Городской телефонный номер и секретарь — для обработки ваших звонков от имени компании;
  • Фактический адрес, совпадающий с почтовым и юридическим — для встреч с клиентами. Деловой центр, в котором вы арендуете виртуальный офис, предоставляет вам в аренду переговорные или офисы на нужное для встречи время.

С этим набором опций вы можете полноценно вести бизнес без реального офиса.

Услуга актуальна в первую очередь для небольших компаний, у которых пока нет денежных ресурсов для того, чтобы снять помещение. Но не только. Виртуальный офис также поможет решить некоторые задачи уже состоявшегося бизнеса. Об этом — в следующем разделе статьи.

Кому нужен виртуальный офис?

Каким компаниям нужен виртуальный офис? Рассмотрим основные случаи.

Небольшим компаниям с ограниченным бюджетом

Ваша компания в самом начале пути. Все деньги вы вкладываете в развитие бизнеса, и пока не можете себе позволить инвестировать в аренду помещения. Виртуальный офис поможет вам обрести статус серьезной компании — с почтовым и юридическим адресом, с телефоном и собственным секретарем — c минимальными затратами.

Компаниям, открывающим представительство в другом городе

Вы — компания из Новосибирска, Берлина или Нью-Йорка. Все ваши рабочие процессы локализованы в главном офисе. В другом городе вам нужен только адрес и телефон. Снимать полноценный офис в другом городе под представительство, чтобы «зачекиниться» — неоправданная трата денег. Все нужные вам функции будет выполнять виртуальный офис.

Небольшим компаниям со штатом удаленных сотрудников

Если подавляющее большинство штата вашей компании — удаленные сотрудники в разных уголках мира, виртуальный офис может оказаться для вас оптимальным решением. У вашей компании будет городской номер телефона, который вы cможете указывать на сайте и в своих рекламных материалах. Секретарь примет звонок от имени вашей компании и переадресует звонок нужному сотруднику, где бы он ни находился.

Мобильным предпринимателям в частых разъездах

Вы — индивидуальный предприниматель в частых разъездах, живёте на несколько городов или даже стран и работаете на себя. Вам не нужен офис, у вас нет штата на фулл-тайм, все дела вы решаете самостоятельно. Виртуальный офис позволит надежно прикрыть тылы, пока вы будете находиться в деловых или личных поездках. В это время секретарь ответит на звонки по утвержденному вами сценарию, примет курьеров, отправит корреспонденцию по нужному адресу. И конечно же, будет регулярно оповещать вас о происходящем в вашем виртуальном офисе — по электронной почте, смс или по телефону.

Компаниям, которым нужен надежный юридический адрес

Если вы уже выросли из индивидуального предпринимателя, который по закону может оформить фирму прямо у себя дома, для вас встал вопрос оформления юр. адреса. Гугл пестрит объявлениями с предложением оформить юридический адрес. К сожалению, в большинстве случаев — с такой регистрацией вы не пройдете первую же серьезную проверку. Аренда виртуального офиса с юридическим адресом в проверенном деловом центре — избавит вас от риска.

Компаниям, которым нужно срочно открыть бизнес

Такие ситуации случаются: компания нуждается в срочном открытии бизнеса, а времени на подбор офиса нет. Лучший выход в такой ситуации — оперативно арендовать виртуальный офис. Это делается за один день. Плюс максимум две недели уйдет на регистрацию юридического адреса.

На чем позволит сэкономить виртуальный офис

Аренда

Москва — дорогой город. И очень часто — неподъемный для небольших компаний. Виртуальный офис даст вам всё, что нужно для ведения бизнеса в Москве — за минимальные деньги. А большим компаниям, например, открывающим представительство в Москве, услуга виртуального офиса позволит существенно сократить издержки на аренду помещения.

Коммунальные и другие услуги

Нет офиса — нет счетов за коммунальные и прочие офисные услуги. Вам не нужно платить за электричество, охрану или уборщицу. А интернет и телефонная линия, как правило, уже входят в стоимость услуги виртуального офиса.

Cекретарь

Пользоваться услугами секретаря в виртуальном офисе дешевле и удобнее, чем нанимать в штат секретаря с ежемесячным окладом. Экономия — примерно 60%. А еще ваш бизнес никогда не встанет из-за того, что ваш единственный секретарь заболел или уволился — компания, которая предоставляет вам виртуальный офис, всегда найдет замену сотруднику, вышедшему из строя.

Подводные камни

Топ-4 неприятностей, которые могут ждать арендаторов виртуального офиса.  

Отсутствие фактического адреса

Далеко не все компании, которые предлагают услугу виртуального офиса, предоставляют фактический адрес для встреч с клиентами. И тем более — совпадающий с почтовым и юридическим. Наиболее качественно услугу виртуального офиса могут предоставить только те компании, которые работают в оффлайне в реальных бизнес-центрах.

Подмена понятий виртуального офиса и колл-центра

Очень часто по объявлению «виртуальный офис» в интернете вам предложат минимальный набор опций — телефон и секретарь. То есть своеобразный аналог колл-центра. Остерегайтесь подделок.

Непрофессиональные секретари

Секретарь — лицо и голос вашей компании. Секретарю нужно умение принимать грамотные решения в неотложных ситуациях. И это умение приобретается только с опытом работы. В некоторых виртуальных офисах должность секретаря занимают неопытные студенты, фрилансеры на дому. Риск для вас очевиден — репутационные и даже операционные потери. Обязательно познакомьтесь с вашим будущем секретарем лично. 

Отсутствие опции юридического адреса

Не все компании сдающие в аренду виртуальный офис, смогут зарегистрировать у себя юридический адрес. Или зарегистрируют вас так же, как вы можете это сами сделать — по объявлению в поисковике. Уточните, зарегистрирует ли ваш арендодатель «виртуального офиса» в помещении, которое принадлежит ему, или же воспользуется услугами сторонних фирм.

 

Виртуальный офис в «Деловом»  

Мы учли все, что должно быть в идеальном виртуальном офисе.

У вас будет свой номер телефона, почтовый и юридический адрес в престижном бизнес-центре. Все звонки и корреспонденцию от имени вашей компании примет профессиональный вежливый секретарь. Мы проводим с персоналом регулярные тренинги — можете не беспокоиться о репутации вашей компании.

Мы предоставляем аренду переговорных, поэтому вы всегда сможете назначить живую встречу с клиентом в бизнес-центре, где находится ваш виртуальный офис. Если вам будет нужно поработать в офлайне — мы сможем сдать вам офис на нужное время, даже на неделю.

Полный комплект опций по услуге «Виртуальный офис» в «Деловом» стоит 10 900 рублей. Стоимость аренды переговорной с учетом скидки 40% — от 420 до 1050 рублей в час.

Арендовать свой виртуальный офис можно в четырех московских БЦ: «Гостиный двор», «Арма», «Омега Плаза», «Алексеевская башня».  Выбирайте подходящий вам вариант и оставляйте заявку на бронирование услуги — по ссылке.

 

Анатолий Сиротюк,

Генеральный продюсер Национальной Российской премии «Овация», арендатор виртуального офиса в «Деловом»

«У нас никогда не было офиса, потому что он нам не нужен — мы постоянно в разъездах, на встречах. Фактический адрес для работы нам предоставляют площадки, где мы проводим свои мероприятия — Государственный Кремлевский Дворец, концертный зал «Россия», Дом Музыки и другие. Минус такого формата работы — отсутствие собственного постоянного адреса и телефона.

Снимать офисное помещение для нашей вечно кочующей компании — это неоправданно дорого. В начале 2016 года мы нашли решение своей проблемы — виртуальный офис в «Деловом». Мы наконец обрели свой постоянный адрес и телефон, причем в самом центре, центрее просто некуда — в «Гостином дворе». Эти контакты мы указываем в наших брошюрах, визитках, в СМИ. Наши звонки принимает вежливая и профессиональная девушка-секретарь, регулярно передает нам нашу почту.

А самое главное, мы можем пригласить в «Гостиный двор» своих партнеров — это очень солидно. Скоро мы начнем готовить юбилейную церемонию — 25 лет премии, и переговорная у стен Кремля нам очень пригодится».

Секретари в «Деловом» в «Гостином дворе»
«Деловой» в «Гостином дворе»: наши секретари за работой

 

Одна из переговок в «Гостином дворе»
Одна из переговорок в «Гостином дворе»

 

Share on Facebook0Share on VKTweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Email this to someonePrint this page

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.